Managementassistent(e)

Opdracht

Als managementassistent(e) ben je de spil die ervoor zorgt dat het management scherp kan sturen. Je houdt overzicht over een volle agenda, zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is en bewaakt dat gemaakte afspraken ook echt worden nagekomen. Je werkt proactief, signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen, van slimmere planning tot digitalisering en automatisering (ook met AI), zodat processen soepel lopen en er rust en focus ontstaan. Op het gebied van agendabeheer en -regie stuur je proactief op prioriteiten, overzicht en effectiviteit bij het plannen van afspraken. Je signaleert knelpunten in de planning en doet verbetervoorstellen. Op het gebied van informatievoorziening en -beheer richt je een efficiënte en toegankelijke informatievoorziening in voor de manager. Je structureert, beheert en optimaliseert informatiestromen ten behoeve van vergaderingen en zorgt voor tijdige, volledige en bruikbare informatie. Op het gebied van besluit- en actiebeheer zorg je voor heldere en beknopte vastlegging van besluiten, acties en kernpunten uit overleggen. Je structureert en beheert actielijsten en bewaakt de voortgang. Je signaleert tijdig wanneer acties uitblijven of deadlines in gevaar komen, spreekt betrokkenen aan op openstaande acties en gemaakte afspraken, en zorgt voor tijdige en duidelijke terugkoppeling over de status van acties. De opdracht wordt uitgevoerd bij Omgevingsdienst Groene Metropool, die zorgt voor een duurzame, veilige en gezonde leefomgeving in Gelderland. De organisatie voert taken uit op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving, en adviseert partners zoals gemeenten en provincies over onderwerpen als circulair ondernemen en gevaarlijke stoffen.