Projectleider Document Management systeem (DMS)

Opdracht

SamenTwente is de overkoepelende organisatie van drie uitvoeringsorganisaties: GGD Twente, Veilig Thuis Twente en de Organisatie voor Zorg en Jeugdhulp in Twente. Vanuit deze samenwerking voer je taken uit die bijdragen aan gezonde, veilige en vitale inwoners in de Twentse regio. Binnen deze opdracht werk je aan het documentbeheer van de organisatie. SamenTwente gebruikt Microsoft 365 als omgeving voor documentbeheer, maar mist hiervoor een uitgewerkt fundament: heldere definities, beleidskaders, governance-afspraken en inrichtingseisen ontbreken. Jouw opdracht is het ontwerpen van een samenhangend fundament dat documentbeheer professioneler en toekomstbestendig maakt, zodat de document- en informatielevenscyclus wordt ondersteund, aansluiting bij M365 wordt gerealiseerd, onderscheid tussen werk- en officiële documenten wordt gemaakt en wordt voldaan aan compliance-eisen zoals BIO, NEN 7510, AVG en de Archiefwet. Je richt je op beleid, governance, processen, definities en inrichtingseisen; de feitelijke implementatie en technische uitrol vallen buiten deze opdracht en zijn onderdeel van een volgende fase. Concreet lever je onder meer een IST-analyse met GAP-analyse, een begrippenkader met classificatie- en taxonomiemodel, een metadatakader, een governance- en eigenaarschapsmodel met RACI-matrix, een beleidskader documentbeheer, een procedurehandboek, een normenkader voor de M365-inrichting en een implementatieroadmap op. Je werkt samen met een werkgroep vanuit onder andere informatiemanagement, informatiebeveiliging, functioneel beheer, IT en de CISO, en legt verantwoording af aan een stuurgroep bestaande uit onder meer de CIO en CISO. De opdracht is resultaatgericht: je bepaalt in samenspraak met de stuurgroep zelf de aanpak en planning.