Trainee Informatiebeheer & Digitale Archivering (Traineeship DIV)

Opdracht

Gemeente Westerveld is een plattelandsgemeente in Zuidwest-Drenthe waar bestuur en organisatie streven naar hoogwaardige dienstverlening en waar initiatieven van inwoners, ondernemers en organisaties worden gestimuleerd en gefaciliteerd. De organisatie kenmerkt zich door korte lijnen, een informele werksfeer en weinig hiërarchie. Als trainee maak je kennis met alle facetten van informatiebeheer. Je werkt mee in de dagelijkse werkzaamheden van het team DIV, zoals post- en e-mailregistratie en interne archiefvragen, en krijgt de ruimte om ervaring op te doen in zowel de dagelijkse praktijk als in organisatiebrede verbeterprojecten. Je maakt gedurende de opdracht integraal onderdeel uit van het team DIV en voert werkzaamheden uit onder begeleiding van ervaren collega's, binnen de geldende processen, werkwijzen en kwaliteitsafspraken van de gemeente. Gedurende het traineeship staan drie opdrachten centraal. De eerste betreft het implementeren van het kwaliteitssysteem: je verdiept je in het handboek kwaliteitssysteem, werkt samen met collega's aan de afronding en vaststelling ervan en richt kwaliteitscontroles in zodat processen structureel gemonitord en verbeterd kunnen worden. De tweede opdracht is het opstellen en actualiseren van DIV-handboeken, procedures en werkinstructies, waarbij je ervoor zorgt dat documentatie aansluit bij actuele wet- en regelgeving, organisatiebeleid en werkprocessen, en wijzigingen afstemt met betrokken collega's. De derde opdracht betreft digitale archivering: je draagt zorg voor de verdere ontwikkeling en verbetering van digitale archivering binnen het team, adviseert over de inrichting van digitale archiefprocessen, ziet toe op de juiste toepassing van wet- en regelgeving en ondersteunt collega's bij het duurzaam toegankelijk, vindbaar en betrouwbaar opslaan van informatie.